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¿Por qué debo hacer un contrato de trabajo y qué debe contener? 

No pierda de vista que con ocasión de la vigencia de la Reforma Procesal Laboral conocida como RPL, a partir del 25 de julio de 2018, las reglas del juego cambiaron y ahora se constituye en una obligación para el patrono, con contadas y prácticamente irrelevantes excepciones -ver artículo 22 del Código de Trabajo-.  Constituye una carga procesal para el patrono, demostrar la existencia del contrato escrito y la ausencia del mismo prueba en contrato del patrono, tal y como lo ha desarrollado la jurisprudencia alrededor del artículo 25 del Código de Trabajo y lo impone como deber procesal el artículo 478 del mismo texto legal.  Quiere decir, que no tengo opción, debo desarrollar un contrato escrito.

Entonces surge la necesidad de aclarar qué debe contener un contrato de trabajo por escrito, por lo que debemos remitirnos a lo que señala el artículo 24 del Código de Trabajo y que detallo así:

Identificación completa de las partes, incluyendo estado civil, nacionalidad, número de identificación, profesión u oficio, domicilio exacto.  Tome nota que si contrata menores de edad, deben tener edad entre los 15 y 17 años, y no se requiere permiso escrito de los padres ni del PANI, quedan sujetos en cuanto a condiciones de trabajo a lo previsto en el Código de la Niñez y de la Adolescencia, entre a tipos de labores, jornadas y horarios, y gozan de los mismos derechos laborales de un trabajador adulto.

Naturaleza del contrato, lo que implica distinguir si es por tiempo indefinido -la regla general- o por excepción, a plazo o por obra determinada -ver artículos 26 y 27 del Código de Trabajo-.

Descripción del puesto y funciones, lo que implica tener definido un perfil del puesto con requisitos, funciones, competencias, responsabilidades sobre activos y dinero, así como definir las consecuencias del error.  Es muy importante definir el puesto, de manera que a futuro no existan contingencias por diferencias salariales derivadas de una mala ubicación de la categoría ocupacional, tomando en ese sentido en cuenta el decreto de salarios mínimos vigente y el Manual de Perfiles Ocupacionales aprobado por el Consejo Nacional de Salarios en el año 2000.

Lugar de trabajo o área en la que va a laborar, de manera que se defina si las labores se desarrollarán en el centro de trabajo fijo, si lo va a hacer rotando en diferentes sitios o inclusive si sus labores se realizan fuera del centro de trabajo -por ejemplo, la fuerza de ventas de una empresa-.  Esto también es importante definirlo en caso de futuros cambios de ubicación del lugar de trabajo, para la eventual aplicación del artículo 38 del Código de Trabajo.

Jornada y horario de trabajo, de tal suerte que se diferencie que la jornada es la porción del día en que se desarrollan las labores para distinguir la diurna, la mixta y la nocturna, y el horario que es la cantidad y horas en las que la persona va a laborar.  Al respecto, debe definirse con claridad si es una jornada fija o rotativa, de acuerdo a la disponibilidad que el trabajador declare en la solicitud de empleo, si existe la obligación por la actividad de la empresa y la naturaleza de las labores de trabajar en jornada extraordinaria, caso en el cual debe declararse expresamente, lo mismo que en días feriados.  En todos los casos debe respetarse los límites previstos en los artículos 135, 136 y 138 del Código de Trabajo y recordar que si se trabaja horas extra, las mismas no deben ser permanentes y se deben pagar en la forma prevista en el artículo 139 del Código de Trabajo, de acuerdo al valor por hora de la jornada en la que se trabajen.  De igual manera, es relevante que se conozca los alcances de la jornada de excepción prevista en el artículo 143 del Código de Trabajo y las categorías y actividades ahí cubiertas, caso en el cual la jornada es de 12 horas con 1.30 horas de descansos intermedios que forman parte de esas 12 horas y son remunerados, y puede ser en el día o en la noche.  El pago correcto de la jornada de trabajo debe respaldarse con los respectivos registros de marcas o de asistencia, los cuales el patrono está obligado a conservar y presentar en caso de litigio.  También en cierto tipo de actividades en que se requiere la disponibilidad del trabajador fuera de su jornada ordinaria y fines de semana, debe pactarse de una vez el porcentaje de dinero de la disponibilidad, y los roles de la misma.  Adicionalmente, es oportuno definir el descanso intermedio en la jornada, si da para una jornada continua o una discontinua, y asimismo si se labora en jornada acumulativa semanal en 5 díass por semana como lo permite el artículo 136 del Código de Trabajo o, se trabaja durante 6 días por semana.  Finalmente, debe dejarse establecido el descanso semanal, si es en día fijo o si es rotativo, quedando claros en que debe ser de un día absoluto de descanso, es decir, día completo de 24 horas.

Salario y forma de pago, aspectos sobre los cuales abundan los artículos 162 a 176 del Código de Trabajo debiendo tener claridad el empleador sobre lo siguiente:

1. Debe definirse la categoría ocupacional correcta y conforme la misma garantizarse el pago al menos por jornada diaria completa, el salario mínimo previsto en el decreto de salarios mínimos vigente.
2. La frecuencia con que se va a pagar, a saber, por hora, por semana, por bisemana, por quincena o por mes.
3. La forma en que se va a pagar, a saber, en efectivo, por cheque, por depósito bancario o por transferencia bancaria.
4. Las deducciones que se van a aplicar, a saber, las cotizaciones a la CCSS, asociación solidarista, sindicato, cooperativa u otros.
5. Debe emitirse un comprobante de pago en cada periodo de pago que detalle el salario base, el salario bruto que incluya horas extra, horas dobles, comisiones, bonos y cualquier otra retribución de naturaleza salarial de acuerdo con los artículos 162 y 164 del Código de Trabajo y 3 y 30 de la Ley Constitutiva de la CCSS.  Ese comprobante debe ser entregado al empleado y debe firmar una copia de recibido.  Estos deben ser conservados por el patrono y presentados en caso de litigio.
6. Debe llevarse un Libro de Salarios conforme lo ordenan los artículos 144 y 176 del Código de Trabajo y lo ha venido exigiendo la jurisprudencia en repetidos pronunciamientos, para respaldar el pago correcto del salario.
7. Debe distinguirse, cuando corresponda, el salario en especie de conformidad con el artículo 166 del Código de Trabajo.
8. Debe distinguirse, cuando corresponda, el reconocimiento de incentivos tales como comisiones, bonos, etc.
9. Debe separarse otros rubros no salariales que no se deben incluir ni referenciar en el contrato como viáticos, alquiler de vehículo, pago de kilometraje.
10. Cuando se vaya a pagar por destajo, es decir por tarea o por contrato como también se conoce, es importante que se agregue al contrato de trabajo el tarifario vigente y que se recuerde que el mismo no debe ser modificado en perjuicio del trabajador, por lo que se recomienda siempre un estudio previo de costos, para definir con certeza.
11. El salario debe ser reportado completo mensualmente, en las planillas de la CCSS y el INS, y debe coincidir con los montos reales que se pagan al trabajador.

Otras estipulaciones, entre las cuales recomendamos:

1. Obligaciones y prohibiciones fuera de las previstas en los artículos 71, 72, 285 y 286 del Código de Trabajo.
2. Reglas sobre no competencia y protección de la confidencialidad de la información de conformidad con los artículos 2 y 7 de la Ley de Información No Divulgada y 10 de su Reglamento.
3. Reglas sobre la propiedad intelectual de obras e invenciones, de conformidad con la normativa vigente en esa materia.
4. Reglas sobre el uso, custodia y administración de herramientas, equipos y útiles de trabajo, con referencia de las políticas vigentes y asimismo entrega de los mismos con un acta responsiva que detalle qué se entrega, en qué condiciones y cuáles son las reglas de uso.
5. Vacaciones si son superiores al mínimo legal de 2 semanas por cada 50 semanas de trabajo continuo.
6. Beneficios de naturaleza no salarial que hayan sido indicados en la carta oferta (cuando se acostumbre enviar una propuesta previa por escrito).
7. Medio para atender notificaciones o comunicaciones relacionadas con el contrato.
8. Lugar y fecha de la firma del contrato, el cual debe extenderse en dos ejemplares, uno para cada parte.
9. Firma de las partes.  Se recomienda acompañar copia del documento de identificación del trabajador como respaldo de su firma, y cuando no sabe firmar que ponga su nombre o iniciales junto con su huella y dos testigos dan fe de su identidad poniendo su nombre, firma y cédula abajo.

Para otro aporte posterior, le explicaremos cómo definir cuándo existe un contrato de trabajo, pero recuerde no exponerse innecesariamente, porque el artículo 18 del Código de Trabajo y la jurisprudencia que lo desarrolla son muy claros, existe una presunción de laboralidad de la relación cuando una persona ejecuta personalmente un servicio, bajo una remuneración bajo cualquier denominación y sujeto a dependencia y subordinación.

No use machotes o formatos prestados, elabore su propio modelo de contrato y recuerde que no todos los puestos de la empresa son iguales, por lo que no es lo mismo un formato de contratos para Directores y Gerente, que otro para la fuerza de ventas, otro para el personal administrativo y otro para el personal operativo. 

Ahora tome su decisión debidamente informado, y acerquese a su oficina de abogados de confianza, quienes con la especialización y el conocimiento en el Derecho Laboral y procurando dar seguridad al patrono, le apoyará en todo el proceso, incluyendo la elaboración del contrato de trabajo.

LL.M.  LUIS MEDRANO STEELE

MANAGING PARTNER

LABOR LAW CORP S.A.

¿QUE DEBO DE SABER DE PREVIO A CONTRATAR UNA EMPLEADA DOMESTICA?

Muchos de nosotros requerimos contratar el servicio doméstico para hacer en nuestro hogar labores de limpieza, lavado de ropa, planchado, cocina, entre otras, y buscamos a una persona que dependiendo de nuestras necesidades y la cantidad de personas en el hogar, nos trabaje por horas uno o varios días por semana, o bien, lo haga la semana completa.

Generalmente pensamos en que como se trata de una relación de confianza, en nuestro hogar, puede hacerse de manera verbal, básicamente pactando el precio del servicio, la cantidad de tiempo y las labores a realizar, lo cual lamentablemente, no es correcto.

Los aspectos básicos a considerar para contratar en nuestra casa el servicio doméstico, particularmente cuando somos extranjeros, y no conocemos en detalle el idioma ni la ley de Costa Rica, es tener claro los siguientes aspectos:

La relación de servicio doméstico tendrá dos partes, la que presta el servicio, que se denomina trabajadora y propiamente servidora doméstica, y quien requiere el servicio que se denomina el patrono.  El acuerdo entre ambos va a dar lugar al contrato de trabajo de servicio doméstico, el cual se encuentra regula en el artículo 101 del Código de Trabajo y establece:

Las personas trabajadoras domésticas son las que brindan asistencia y bienestar a una familia o persona, en forma remunerada; se dedican, en forma habitual y sistemática, a labores de limpieza, cocina, lavado, planchado y demás labores propias de un hogar, residencia o habitación particular, que no generan lucro para las personas empleadoras; también pueden asumir labores relativas al cuidado de personas, cuando así se acuerde entre las partes y estas se desarrollen en la casa de la persona atendida.

Dejemos claro entonces que la servidora doméstica es aquella persona que presta sus servicios a una familia o persona en una casa de habitación, de manera que cuando se trata de una persona que nos llega a limpiar el negocio, la oficina o algún establecimiento, no se trata de servicio doméstico, sino de una miscelánea, que tiene una condición, regulación y salarios distintos, por lo que le recomiendo no confundir a una con otra.

Toda servidora doméstica debe ser contratada al amparo de un contrato por escrito de servicio doméstico, el cual debe desarrollarse conforme el contenido que establece el artículo 24 del Código de Trabajo.  Indica en ese sentido el artículo 101 supracitado:

Las condiciones de trabajo, así como las labores específicas por realizarse, independientemente de la jornada que se establezca, deberán estipularse en un contrato de trabajo, por escrito, de conformidad con los requisitos estipulados en el artículo 24 del presente Código y las leyes conexas.

Entonces el contrato que debemos desarrollar debe contener al menos:

1. La identificación de las partes -trabajador y patrono- con sus datos de ID, domicilio, estado civil, oficio, nacionalidad.  No pierda de vista que para el servicio doméstico está prohinido contratar menores de 15 años de edad, y si tienen entre 15 y 17 años, no pueden trabajar más de 6 horas diarias y 36 horas por semana, y tienen en cuanto a descansos, salario, vacaciones y demás, los mismos derechos laborales de un mayor de edad.
2. La naturaleza del contrato, que por regla general debe ser por tiempo indefinido, es decir, sin fecha de terminación ya que se da preferencia en la ley a la continuidad del trabajo.  Normalmente la servidora doméstica es contratada por tiempo indefinido, a no ser que usted solo vaya a permanecer una corta temporada en la casa, caso en el cual puede pactar que sea a plazo determinado -menos de un año-.
3. La jornada y horario de trabajo, es decir, si se trata de jornada diurna (la que se desarrolla entre las 5 a.m. y las 7 p.m. y con un límite de 8 horas diarias y 48 por semana), nocturna (la que se desarrolla entre las 7 p.m. y las 5 a.m. y con un límite de 6 horas diarias y 36 por semana), y mixta (la que se desarrolla parte en el día y parte en la noche sin ingresar más de 3.5 horas entre las 7 p.m. y las 5 a.m. porque se convierte en nocturna y con un límite de 7 horas diarias y 36 por semana).  Normalmente, la servidora doméstica es contratada en jornada diurna, durante 5 ó 6 días por semana, de lunes a viernes o de lunes a sábado.  En cuanto al horario, el mismo va a depender de si se le contrata por horas o por tiempo completo, de manera que si lo hace por horas, debe especificar la cantidad de horas por día y cuántos y cuáles días por hora, sin perjuicio de que de común acuerdo las partes incorporen la flexibilidad de modificar el horario a conveniencia de ambos.  Cuando se contrata a tiempo completo, debe considerarse que el horario debe establecer en un rango diurno entre las 5 a.m. y las 7 p.m., con un tope de 8 horas diarias si labora de lunes a sábado y de 9.30 horas diarias de lunes a viernes o 10 horas de lunes a jueves y 8 horas los viernes, cuando solo labore de lunes a viernes, aplicando al respecto el concepto de jornada acumulativa semanal que permite el artículo 136 del Código de Trabajo, eso sí, debidamente expresado en el contrato desde el inicio de la relación -ver artículo 105 inciso b) Código de Trabajo- .  De igual manera las partes deben pactar los tiempos de descanso intermedios, incluido el periodo de alimentación que de conformidad con el artículo 105 inciso b) Código de Trabajo debe ser mínimo de 1 hora, de manera que recomendamos otorgarlo por un lapso de 60 minutos a mitad de la jornada, periodo ese que no es remunerado, lo que a manera de ejemplo, nos lleva a pactar en una jornada de tiempo completo, un horario de 7 a.m. a 6 p.m. de lunes a jueves con 10 horas de trabajo efectivo y 1 hora de descanso, y los viernes de 7 a.m. a 4 p.m., donde labora 8 horas efectivas y 1 hora de descanso, o bien puede hacerlo laborando de lunes a sábado de 7 a.m. a 4 p.m.., con 8 horas de trabajo efectivo y 1 hora de descanso.  En el caso del servicio doméstico contratado por horas,  cuando trabajen más de 3 horas pero menos de 8 horas diarias, el tiempo de descanso intermedio será proporcional a las horas laboradas, a manera de ejemplo, si laboran 4 horas tiene derecho a 30 minutos de descanso intermedio.
4. El salario y la forma de pago, prevaleciendo siempre el valor del salario mínimo de ley establecido por el Ministerio de Trabajo, en forma obligatoria a través de un Decreto que se actualiza anualmente y rige a partir del 01 de enero de cada año y que en la actualidad para el servicio doméstico corresponde a la suma de 183,939.51 colones (año 2018). Ese salario cubre el mes completo de labores -30 días- para el personal que es contratado a tiempo completo e incluye la remuneración de las 8 horas del día de descanso semanal.  Si el trabajador labora -que lo puede hacer hasta un tope de 4 horas diarias y por actividades especiales, nunca de manera permanente- horas extra, es decir, más horas de su jornada ordinaria, esas horas se pagan a tiempo y medio, entonces se toma el salario mensual y se divide entre 30 para obtener el salario diario, y luego se divide entre 8 para obtener el salario por hora, y con base en el valor de la hora, se multiplica por la cantidad de horas extra que la persona laboró ese día y se multiplica por el factor 1.5 que es el valor de la hora extraordinaria, y así se remunera correctamente la hora extra -ver artículo 139 Código de Trabajo-. Si se contrata por horas, entonces debe dividirse el salario mensual entre 30 para obtener el salario diario, y luego se divide entre 8 para obtener el salario por hora y sobre ese valor mínimo se paga cuando se trabaja por horas.  En la realidad, normalmente quienes ofrecen sus servicios para labores domésticas, solicitan en forma mensual o por hora, un salario mayor, lo que usted necesita saber es que nunca puede pagar menos del valor del salario mínimo. 

No pierda de vista que si usted da alimentación y pide a la servidora doméstica que duerma en el hogar, o si además ella le pide que le dee una suma adicional para pagar los pasajes del autobús cuando se traslada, eso constituye salario en especie y debe pactarse como parte del salario hasta en un 50% adicional al salario en dinero y si no existe acuerdo, es equivalente a ese 50%.  Tenga esto muy claro porque lo debe tomar en cuenta cuando calcule el aguinaldo o pague la liquidación al finalizar la relación laboral, ya que es un tema que generalmente despierta conflicto entre las partes.

El salario debe pagarse completo, aplicando solamente las siguientes deducciones:

10.84% de contribución al Seguro Social para el año 2018.

Debe pagarse en forma quincenal si es salario mensual, los 15 y 30 ó 31, y en forma semanal cuando se contrata por hora.  Es obligatorio extender un comprobante de pago en dos ejemplares, y que detalle el monto total, las deducciones y el neto que la trabajadora recibe, entregando el original a la empleada y la copia ella la firma de recibido y el patrono la debe conservar, no las bote o destruya, conservela que le servirá de prueba en caso de conflicto.  El pago lo puede hacer en efectivo, mediante cheque, depósito a cuenta en banco o transferencia electrónica.

5. El lugar donde debe prestarse el servicio, es decir, la dirección de la casa donde debe laborar.
6. El día de descanso que la trabajadora va a disfrutar que normalmente en tiempo completo es el domingo.
7. Las vacaciones y los feriados, que corresponden a 15 días por cada 50 semanas de trabajo efectivo, y los 11 días feriados de ley (ver artículos 105 inciso d), 148 y 153 Código de Trabajo.
8. Cualquier otro acuerdo que las partes establezcan.  Se recomienda incluir obligaciones y prohibiciones adicionales a las previstas en los artículos 71 y 72 del Código de Trabajo.
9. Lugar y fecha de celebración del contrato, el cual debe emitirse y firmarse en dos ejemplares.
10. Firmas de las dos personas.  Se recomienda que se le saque una copia a la cédula o documento de identificación de la trabajadora y se pegue al ejemplar del contrato que conserva el patrono.

Toda trabajadora doméstica debe contar con la cobertura del Seguro Social, para la cobertura de los seguros de enfermedad y maternidad, y la contribución a la pensión de invalidez, vejez o muerte, de conformidad con los artículos 3 y 30 de la Ley Constitutiva de la Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS).  Asimismo, debe contar con la cobertura del régimen de riesgos de trabajo por parte del Instituto Nacional de Seguros (INS), en caso de enfermedades o accidentes de trabajo, de conformidad con los artículos 193 y siguientes del Código de Trabajo.  Se trata de obligaciones imperativas previstas en el artículo 104 del Código de Trabajo, en el entendido de que de previo a iniciar las labores, ustede debe ir a la Sucursal de la CCSS más cercana a su domicilio a trabajar la inscripción como patrono de servicio doméstico o bien hacer el trámite en línea, ya que no debe demorarse más de 8 días después de iniciado el trabajo; la facturación del Seguro Social se emitirá todos los meses, lo que obliga a generar una planilla electrónica en los primeros 3 días hábiles de cada mes y el cobro y periodo de pago es entre el 10 y 15 de cada mes, y en el caso del INS debe ir a la  sucursal más cercana a tramitar la apertura de una póliza de riesgos de trabajo como patrono de servicio doméstico, la cual se renueva trimestralmente y cubre los servicios ocasionales de jardinería o mantenimiento en el hogar.   En el caso de que contrate por horas, igual debe cumplir con tales obligaciones, siendo que en la actualidad la CCSS tiene abierta la posibilidad para el aseguramiento por horas (ver http://yoestoyseguro.cr/trabajadora-domestica/?gclid=EAIaIQobChMIvd3x3pGX3AIVTgOGCh1xoQQGEAAYASAAEgLHPvD_BwE)

Tome nota que usted contará con un periodo de prueba de tres meses, durante los cuales usted puede medir el trabajo de la servidora doméstica y si le gusta o no lo que hace, de manera que si no está conforme la puede despedir en periodo de prueba, pagando solamente los extremos de aguinaldo y vacaciones proporcionales, siempre que lo haga antes de superar los 3 meses (nunca llegue a los 3 meses exactos).  Superado el periodo de prueba y si usted decide despedir sin causa, o sea con responsabilidad patronal, debe pagar los extremos de aguinaldo, vacaciones, preaviso y cesantía, y si la trabajadora incurre en incumplimientos a las obligaciones o prohibiciones previstas en la ley o el contrato, la debe amonestar por escrito y la reincidencia se sanciona con el despido sin responsabilidad patronal, siempre que haya un lapso no mayor a 3 meses entre una falta y otra y que sean hechos similares.  También podrá despedir sin responsabilidad patronal cuando la trabajadora incurra en una de las faltas graves previstas en el artículo 81 del Código de Trabajo.

Finalmente, tome nota de que cuando la trabajadora doméstica se enferme, tiene derecho a incapacitarse, caso en el cual durante los 3 primeros días usted debe pagarle el 50% del salario y a partir del cuarto día de incapacidad es la CCSS la que paga un subsidio de incapacidad correspondiente al 60% del salario.  Si la trabajadora sufre un accidente laboral, usted no tiene obligación de cubrir suma alguna y es el INS el que cubre el subsidio de incapacidad desde el primer día equivalente al 60% del salario.  Cuando la trabajadora resulte embarazada, usted tiene prohibido despedirla por ese motivo y debe respetar su embarazo y asimismo ella tiene derecho a una licencia de maternidad de 4 meses, que son 1 mes antes del parto y los 3 posteriores, y asimismo, luego de que se reintegre a laborar, tiene derecho a una licencia de lactancia que se mantiene todo el tiempo que un médico de la CCSS lo determine y que le permite ingresar una hora después o salir una hora antes del trabajo -artículo 97 Código de Trabajo- y mientras mantenga la condición de lactancia se mantiene la prohibición de despido, salvo que incurra en una falta grave, caso en el cual corresponde gestionar el permiso de despido ante el Ministerio de Trabajo demostrando la falta grave.

Ahora tome su decisión debidamente informado, y acerquese a su oficina de abogados de confianza, quienes con la especialización y el conocimiento en el Derecho Laboral y procurando dar seguridad al patrono, le apoyará en todo el proceso, incluyendo la elaboración del contrato de trabajo.

LL.M.  LUIS MEDRANO STEELE

MANAGING PARTNER

LABOR LAW CORP S.A.

Artículo desarrollado por Lic. Luis Medrano Steele de la firma legal Labor Law Corp en colaboración para G&M Attorneys para su publicación en la Revista Howler con circulación en Guanacaste y San Carlos.

¿Cómo manejo los días feriados con mis empleados?

Siempre es importante planificar de previo a la finalización del año en curso, las fechas importantes del año siguiente, y una de ellas son los días feriados, los cuales para la operación de su negocio resulta vital tomar en cuenta, para efectos de decidir con anticipación -aclaro, no siempre se puede anticipar-, si otorgo su disfrute o por excepción, se deben laborar.

Entonces lo primero que debo dejar claro, es que a la fecha, los únicos feriados son los previstos en el artículos 148 del Código de Trabajo, los cuales no incluyen la celebración del Día del Padre.  Esos feriados se dividen en dos tipos:

De pago legal obligatorio:
01 de enero
11 de abril
Jueves y Viernes Santo
01 de mayo
25 de julio
15 de agosto
15 de setiembre
25 diciembre

De no pago legal obligatorio:
02 de agosto
12 de octubre

Cuando usted contrata personal de salario mensual, con pago fraccionado por quincena, el salario incluye los 365 días del año, es decir, los 30 días del mes incluyendo los días feriados y el día de descanso semanal.  Es decir, en el salario mensual se incluye el valor de las 8 horas de cada día feriado.

¿Y qué pasa cuando por necesidades de la operación debo convocar al personal a laborar un día feriado?  Entonces les debo pagar el valor adicional de las horas que haya laborado ese día.  Si por ejemplo, le correspondió laborar el 25 de julio en horario normal, 8 horas, entonces usted debe adicionar al salario de la segunda quincena de julio el equivalente a 8 horas adicionales para completar el pago doble -ver artículos 149 y 152 del Código de Trabajo-.  Y si laboran 12 horas ese día, cómo procedo?  Entonces paga 8 horas adicionales y sobre las 4 horas extra las paga como horas extra dobles, es decir, el salario doble por hora, por 1.5 por las 4 horas extra.

De inmediato surge la pregunta, y puedo convocar a mi personal a laborar los días feriados?  Por regla general, conforme el artículo 149 Código de Trabajo, está prohibido convocar al personal a laborar un feriado, pero si lo hace queda expuesto a una multa por infracción a las leyes de trabajo, que conforme a los artículos 400 y 398 inciso 3) del Código de Trabajo lo expone a pagar de 8 a 11 salarios base en caso de una acusación judicial de la Inspección de Trabajo (salario base en 2018 es de 431,000 colones).  Lo recomendable es echar un vistazo al artículo 151 del Código de Trabajo, que establece:

ARTICULO 151.

También se exceptúan de lo ordenado en el artículo 149 las personas que se ocupan exclusivamente:

a. En labores destinadas a reparar deterioros causados por fuerza mayor o caso fortuito, siempre que la reparación sea impostergable;

b. En labores que exigen continuidad por la índole de las necesidades que satisfacen, por motivos de carácter técnico, o por razones fundadas en la conveniencia de evitar notables perjuicios al interés público, a la agricultura, a la ganadería, o a la industria;

c. En las obras que por su naturaleza no pueden ejecutarse sino en estaciones determinadas y que dependen de la acción irregular de las fuerzas naturales, y

d. En los trabajos necesarios e impostergables para la buena marcha de una empresa.

e. En las labores no comprendidas en el presente y el anterior artículos, siempre que el trabajador consienta voluntariamente en trabajar durante los siguientes días feriados: el 19 de marzo, el 11 de abril, el día de Corpus Christi, el 29 de junio, el 2 y el 15 de agosto, el 12 de octubre y el 8 de diciembre.

(Así adicionado el inciso anterior por el artículo 1° de la ley N° 1090 del 29 de agosto de 1947)

 (Nota: Ver ley N°  7619 del 18 de julio de 1996, según la cual dejaron de ser días feriados el 19 de marzo , el día de Corpus Christi, el 29 de junio y el 8 de diciembre.)

Conforme esa disposición usted puede fundamentar la convocatoria a su personal para laborar un feriado, particularmente cuando concurra alguna de las circunstancias de los incisos b), c) o d).  Ahora es importante, que no le quite el disfrute de todos los feriados a sus empleados ni que tampoco lo haga con todos, de manera que establezca roles para que tarde o temprano, todos disfruten de los mismos, con criterios de equidad e igualdad.

La siguiente pregunta que nace es, ¿cómo convoco al personal para laborar un feriado?

Al respecto lo correcto es hacerlo por escrito, con anticipación, no menor a un mes, puesto que con planificación ya usted conoce su operación, sus necesidades y sobre todo las fechas de la semana en que caen los feriados, de manera que emita una carta circular convocando al personal “necesario” para laborar ese día, y que el personal le firme una lista confirmando que fue informado y que asume el compromiso obligatorio de presentarse a laborar, advertido que si no lo hace se expone entonces a una sanción disciplinaria de amonestación escrita, derivado de su incumplimiento y del eventual impacto de su ausencia en la operación.  Dicha convocatoria debe realizarla fundamentándose en el artículo 151 supracitado, de acuerdo al inciso que corresponda.  Si el empleado injustificadamente no se presenta, deje registro documentado de la ausencia y posteriormente le aplica la amonestación escrita -espere a que se complete el mes calendario, no vaya a ser que acumule en el mes 2 ausencias consecutivas o 3 alternas en el mismo mes calendario que le permitan ejecutar un despido sin responsabilidad patronal con fundamento en el inciso g) del artículo 81 del Código de Trabajo-.   Tome nota que no puede rebajar el día de salario, porque como el feriado es de pago obligatorio, debe pagar siempre el valor sencillo del día.

Finalmente, debemos llegar a hacer la diferenciación entre los feriados de pago legal obligatorio y los de no pago legal obligatorio y qué pasa con el 12 de octubre.  Nos preguntan si ¿podemos trasladar el disfrute de días los feriados -cualquiera de las 11- para fechas distintas?  La respuesta es que NO, salvo el día 12 de octubre que es el ÚNICO que se DEBE trasladar al lunes siguiente y el traslado opera de manera automática, no obstante tiene una excepción: Si la empresa o entidad se ve imposibilitada de paralizar o interrumpir sus labores debido a la naturaleza de sus actividades o del mayor movimiento que se produce los sábados y domingos, el patrono podrá, previa aceptación del trabajador, señalar el día en el que se disfrutará el feriado, dentro de un plazo no mayor a 15 días. Sin embargo, para efectos del 12 de octubre éste no se podrá trasladar al lunes siguiente aún y cuando exista un consentimiento expreso por parte de los colaboradores.

De seguido nos preguntan, existe alguna diferencia entre los feriados de pago obligatorio y los de no pago obligatorio?  Veamos:

Los feriados de pago obligatorio son: 1 de enero, 11 de abril, Jueves y Viernes Santos, 1 de mayo, 25 de julio, 15 de agosto, 15 de setiembre y 25 de diciembre. 

Los días 2 de agosto y 12 de octubre son feriados de pago NO obligatorio. 

La forma de pago de estos feriados dependerá de si se trata de puestos con modalidad de pago mensual o de pago por hora y frecuencia semanal o bisemanal.

Para los trabajadores de pago mensual, el salario contempla los 30 días del mes, incluyendo días de descanso y feriados.  Siendo como consecuencia que el feriado de pago obligatorio ya estará remunerado en el salario del trabajador de pago mensual.  Esto incluye tanto los feriados de pago como de no pago legal obligatorio, lo que implica que si usted convoca a laborar a un empleado un día feriado de no pago legal obligatorio, para él se convierte en obligatorio porque está incluido fijo en su salario mensual, de manera que debe agregar adicional conforme el artículo 152 Código de Trabajo, con el valor ordinario adicional, las horas que labore ese día.

En el caso de los trabajadores de pago semanal, aún cuando solamente se les remunera por los días efectivamente laborados, se les debe incluir un salario sencillo (equivalente a una jornada de 8 horas) por el día feriado de pago obligatorio.  Si, por el contrario, son convocados a laborar en día feriado de pago obligatorio, el salario de ese día se remunera doble, así como también las horas extra (el valor de la hora extra se calcula sobre el valor de la hora doble de ese día).  Respecto de los días feriados de no pago legal obligatorio, si no son convocados a laborar, no se les paga y si se les convoca a laborar, se les paga con el valor de la hora ordinaria, no con la hora doble, porque es un feriado no obligatorio: contrasentido, sí, pero así se ha desarrollado y lo refuerzan los criterios de la Asesoría Legal Externa del Ministerio de Trabajo.

Finalmente, nos consulta qué pasa cuando un feriado coincide con el día de descanso semanal? En ese caso prevalece el feriado y si es obligatorio se pagan las 8 horas, y si se labora se paga doble, pero NO se paga triple, porque el pago triple no existe.

Le recomendamos dos cosas:

1. Planifique el año con respecto a los feriados y vacaciones de su personal.
2. Pague correctamente los feriados cuando se laboren y diferencie los de pago y no pago legal obligatorio, según el personal sea de salario mensual o salario por hora.

Revise si tiene incumplimientos al respecto, y consulte a sus abogados especializados en Derecho Laboral, para que aclare sus dudas y establezca los planes remediales en caso de contingencias legales.  Evite multas y reclamos judiciales.

LL.M.  LUIS MEDRANO STEELE

MANAGING PARTNER

LABOR LAW CORP S.A.

Artículo desarrollado por Lic. Luis Medrano Steele de la firma legal Labor Law Corp en colaboración para G&M Attorneys para su publicación en la Revista Howler con circulación en Guanacaste y San Carlos.

LAS 5 REGLAS QUE DEBE SEGUIR SU EMPRESA PARA RUSIA 2018


Sin lugar a duda todos los costarricenses aficionados al fútbol y aquellos a los que se “les pega la fiebre” estarán atentos a lo que pueda suceder en los encuentros que disputará nuestra representación nacional en el mundial de Rusia 2018, por lo que es importante recordar que mientras Ruiz, Celso y Navas trabajan en Rusia, nosotros en Costa Rica debemos hacer lo mismo, de manera que en el sector privado no existe ningún justificante para detener las labores habituales.

Durante el mundial de Brasil 2014, nuestros clientes reportaron innumerables casos de ausencias injustificadas en sus centros de trabajo, sin mediar antes un permiso con o sin goce de salario, o autorización previa de disfrute de vacaciones y mucho menos incapacidades.

Para este 2018 la empresa privada puede circular un comunicado a sus empleados con las “5 reglas del juego” para los partidos de la Sele, con los siguientes alcances:

1. Comunicar si la empresa realizará algún evento interrumpiendo las labores para ver los partidos.

2. Decidir y comunicar si los empleados para la fechas de los partidos pueden solicitar medio o día completo de vacaciones, con la debida antelación, siempre y cuando tengan días a su favor y contando con autorización de su jefatura inmediata de manera que sus labores no se vean afectadas.

3. Decidir en los casos en que los partidos son a las 6 de mañana y la jornada inicia a las 7 u 8 de la mañana a retrasar la hora de ingreso hasta las 9 am y su debida reposición a la hora de salida, todo lo cual debe quedar debidamente documentado.

4. En puestos y labores que la actividad no puede demorarse o suspenderse se debe comunicar así a los trabajadores de manera expresa y por escrito para que cumplan su jornada y horario habitual.

5. Todo trabajador que incurra en 3 ausencias injustificadas alternas en el mes de junio 2018 incurrirá en falta grave y será motivo de despido sin responsabilidad patronal de conformidad con el inciso G del artículo 81 del Código de Trabajo.

Las actividades de la empresa para permitir que los empleados puedan ver los partidos, usar las camisetas o celebrar los goles no debe ser sinónimo de baja productividad o falta de compromiso laboral, siempre y cuando se sigan las reglas anteriores. 

Horarios de partidos de Costa Rica, posibles clasificaciones y otros importantes:

Grupo E Mundial de Rusia 2018

PRIMER PARTIDO: Fase de grupos

Costa Rica vs Serbia, 17 de Junio, de 6:00 am a 7:45 am.

Pronósticos de victoria según Google:

SEGUNDO PARTIDO: fase de grupos

Brasil vs Costa Rica, 22 de Junio, de 6:00 am a 7:45 am.

Pronósticos de victoria según Google:

TERCER PARTIDO: fase de grupos

Suiza vs Costa Rica, 27 de Junio, de 12:00 md a 1:45 pm.

Pronósticos de victoria según Google:

CUARTO PARTIDO: Octavos de final

Lunes 2 de julio: Si Costa Rica pasa como primero de su grupo.

Martes 3 de julio: Si Costa Rica pasa como segundo de su grupo.

QUINTO PARTIDO: Cuartos de final

Viernes 6 o sábado 7 de julio: si Costa Rica gana en octavos de final.

SEXTO PARTIDO: Semifinal

Martes 10 o miércoles 11 de julio: si Costa Rica gana en cuartos de final

PARTIDO POR TERCER LUGAR:

Sábado 14 de julio: Si Costa Rica pierde en semifinales

FINAL:

Domingo 15 de julio: SI LOS MILAGROS EXISTEN... 

 
Para cualquier consulta relacionada al presente artículo, estamos para servirles. 

Cordialmente, 


Bryan Ramírez Rodríguez
Asistente Legal
LABOR LAW CORP
bramirez@laborlawcorp.com

MEDIDAS PARA CONTROLAR LA VIOLENCIA EXTERNA EN LA EMPRESA

Consejo de Salud Ocupacional emite la Directriz CSO-004-2018 que es
LINEAMIENTO PARA MINIMIZAR Y CONTROLAR LA VIOLENCIA EXTERNA EN LA EJECUCION DEL TRABAJO,
la cual es vinculante para el Sector Público y de aplicación voluntaria para la empresa privada.

Se indica en las consideraciones de la Directriz que las personas trabajadoras y los empleadores están expuestos en su ámbito laboral a situaciones de violencia externa derivadas de amenazas, agresión o lesión personal o patrimonial, de manera que el patrono debe adoptar en su lugar de trabajo, las medidas necesarias de salud ocupacional para proteger la vida, la salud y la integridad de los trabajadores en el ejercicio de su actividad laboral.

El documento define como violencia externa en la ejecución del trabajo una manifestación (acciones o conductas) contra las personas trabajadoras en la que media amenaza, agresión o lesiones personal o patrimonial, y en general, cualquier tipo de delito que cometan beneficiarios de los servicios y personas del entorno donde se desarrolla el trabajo, es decir, no solo en el centro de trabajo, sino los lugares donde el trabajador necesita estar o ir por razones de trabajo, lo que nos lleva a pensar no solo en recintos tales como oficinas, fábricas, comercios, kioscos, sodas, restaurantes, hoteles, sino el trabajo que en la calle realizan por ejemplo, la fuerza de ventas de una empresa, o los conductores de medios de transporte, público y privado.

El documento compromete en la elaboración de planes de acción y seguimiento a las empresa de más de 50 empleados que cuenten con Oficina o Departamento de Salud Ocupacional y aun a pequeñas empresas de 10 o más trabajadores que deben contar con la Comisión de Salud Ocupacional de manera que se coordinen procesos de prevención y atención por la exposición a violencia externa lo mismo que a investigar las causas de riesgos de trabajo por exposición a violencia externa en la ejecución del trabajo.

Se pide entonces que las empresas que deseen intervenir los factores de riesgos, cumplan con lo siguiente:

1. Hacer una revisión de las instalaciones, equipos, servicios de vigilancia, recurso humano, tareas, procedimientos y zonas de vulnerabilidad externa (sobre esto último es importante que se conozca con base en la información del OIJ las zonas de alto impacto de incidencia criminal externa y con ello generar un mapa de incidencia criminal que debe estar disponible para las personas trabajadoras y en el mismo se debe identificar los puntos de protección y auxilio tales como delegaciones policiales, oficinas públicas y otros) y asimismo se mantenga informado al personal sobre las medidas de seguridad establecidas para el desempeño de sus labores.
2. De acuerdo con los servicios y funciones desarrollados en el lugar de trabajo o con ocasión del trabajo, es necesario catalogar las tareas y procedimientos sensibles que podrían generar violencia por parte de los usuarios o terceros y definir estrategias de actuación más seguras.
3. Los eventos críticos que enfrente un trabajador relacionados con violencia externa deben registrarse en el formulario A de los lineamientos.
4. Las jefaturas deben identificar las fortalezas y oportunidades de mejora del personal a su cargo para minimizar y controlar el riesgo de violencia externa y debe proveer retroalimentación, documentando las acciones que se emprendan.
5. El patrono debe hacer un inventario (tipo, cantidad, y estado de funcionamiento) y mateo de los dispositivos de seguridad humana y vigilancia (accesos, cámaras de video, luces adicionales, sistemas de alarmas, entre otros), existentes en el lugar de trabajo, que incluye las instalaciones físicas, vehículos, equipo y herramientas de trabajo de campo y una copia del mismo se debe remitir al encargado de salud ocupacional.
6. Cuando los lugares de trabajo cuenten con el servicio de vigilancia propio o subcontratado, debe verificarse que cuenten y cumplan con procedimientos de prevención tales como bitácoras de registro y salida de personas constatado con identificación, revisión de bolsos, paquetes y otros, así como protocolos para la atención de ventas críticos (manejo de situaciones violentas y delictivas) además de comprobar que se ajusten a las necesidades y características del lugar de trabajo.

Se recomienda como medidas mínimas obligatorias de seguridad, las siguientes:

1. Desarrollar una cultura de paz por medio de estrategias y actuaciones planificadas y orientadas a la practica de valores y actitudes que rechacen la violencia en todas sus formas -actividades de sensibilización, socialización y capacitación, entre otras-.
2. En las edificaciones existentes, los patronos deben implementar las medidas preventivas necesarias, para garantizar lugares de trabajo que disminuyan el riesgo de la violencia externa. Se pueden adoptar medidas preventivas tales como: modificaciones a las instalaciones y redistribución del mobiliario o equipo, de tal forma que se facilite la salida, así como la incorporación de otros dispositivos como botones antipático, espejos, cámaras de vigilancia, radios -en proyecto nuevos deben incorporarse esas medidas de seguridad mínimas-. Adicionalmente deben existir buenas practicas de orden y limpieza, de manera que no queden expuestos adornos o accesorios que puedan ser utilizados como un arma por parte de usuarios o terceros. Además los planes de emergencia deben incluir un protocolo de actuación en casos de eventos violentos en el cual se consideren todos los elementos de seguridad disponibles tales como salidas de emergencia, rutas de evacuación, señalización y otros.
3. En zonas de alta vulnerabilidad externa ya identificadas y con conocimiento y análisis de los eventos críticos registrados en ese entorno laboral, las jefaturas en conjunto con el trabajador deben tomar las medidas necesarias de asignación y protección para la ejecución de las funciones, tales como:
determinación de los puntos seguros en los mapas
destacar personal de zonas geográficas distintas a aquellas en que laboran para la atención de actividades y zonas sensibles, de manera que no se exponga a quienes son vecinos del lugar
evitar el trabajo en solitario en zonas de alta vulnerabilidad externa y proveer mecanismos de comunicación ante emergencias, equipos de protección personal, distintivos y otros accesorios.
fortalecer la coordinación y relación con instituciones de la localidad para atender actividades sensibles en conjunto y maximizar recursos y medidas de seguridad.
4. Actividades de capacitación y sensibilización acordes a las necesidades expresadas por los trabajadores y desarrolladas de manera practica.
5. El personal de vigilancia propio o tercerizado debe cumplir con los procedimientos de prevención y protocolos de atención de eventos críticos y deben estar debidamente capacitados para el cumplimientos de los lineamientos.
6. Llenar los reportes de eventos violentos del anexo A y sus resultados remitidos a salud ocupacional para mantener actualizado el lineamiento, los protocolos y procedimientos internos.
7. Sensibilizar al personal sobre la importancia de interponer la denuncia ante el OIJ, gozando para ello de permiso durante la jornada laboral y en caso de contar con los recursos necesarios darle apoyo al trabajador durante el proceso.
8. En caso de ocurrir un evento vulnero que implique un riesgo de trabajo, el empleado debe reportarlo a su jefatura y a los servicios de salud de la empresa y debe ser remitido al INS para la atención del caso, para lo cual debe respetarse el plazo de 8 días.

Finalmente, se establece que la violencia externa es un factor de riesgo de naturaleza psicosocial que se debe incorporar en el modelo de gestión de salud ocupacional, por lo que se debe incluir como un elemento de diagnóstico de las condiciones y del ambiente de trabajo, con su respectivo plan de acción. Corresponde a La Oficina o Departamento de Salud Ocupacional remitir un informe adjunto al informe anual que se presenta al Consejo de Salud Ocupacional con la herramienta básica de reporte de incidencias que es el anexo B.

Le rogamos consultar el link _____ donde encontrará el documento completo y asimismo insistimos, que para la empresa privada es de voluntario acatamiento.

En caso de requerir apoyo al respecto, no dude en contactarnos que nuestros asesores expertos en Salud Ocupacional le brindarán SOLUCIONES EFECTIVAS a sus necesidades.

LL. M. LUIS MEDRANO STEELE
Managing Partner