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DESPIDOS POR CORREO ELECTRÓNICO: LECCIONES DE UN FALLO INTERNACIONAL SOBRE LA VALIDEZ Y EL RIESGO LEGAL-LABORAL

La tecnología es una herramienta de uso diario que no es ajena a las situaciones laborales de las empresas y al derecho laboral costarricense, así como, los medios tecnológicos son utilizados desde la perspectiva laboral para la productividad de las operaciones y para impulsar nuevas formas de trabajo, como el teletrabajo. Cada día es más común que las empresas busquen agilizar sus procesos administrativos mediante herramientas tecnológicas, sin embargo, cuando se trata de la extinción de la relación laboral a través de despidos con o sin responsabilidad patronal se debe de evaluar que el uso valido de los medios digitales no depende solo de la tecnología utilizada, sino, también del cumplimiento estricto de principios jurídicos fundamentales y esta postura es, exactamente, lo que nos indica un reciente y detallado fallo del Tribunal Superior de Justicia de Asturias, España (Sentencia 294/2026, del 24 de febrero de 2026) en un caso que involucró a la plataforma Just Eat (Takeaway Express España SL), el cual, consideramos que es un ejemplo de interés para las empresas en Costa Rica sobre cómo se dilucida legalmente el manejo del envío digital de material disciplinario a trabajadores e incluso cartas de despido con o sin responsabilidad patronal.-

Este fallo, consideramos, podría ser el mapa de ruta sobre los riesgos y requisitos que se requieren al notificar un despido con o sin responsabilidad vía correo electrónico u otras plataformas digitales y es que, aunque la resolución indicada es una internacional, no deja de incluir premisas de interés para el derecho laboral costarricense como lo son la aplicación de la buena fe, validez formal y carga de la prueba patronal, las cuales, son espejos normativos en Costa Rica y que pueden determinarse como buenas prácticas de Recursos Humanos y el derecho laboral actual.-

Para generar contexto sobre la resolución del Tribunal español indicado se tiene que: La empresa en cuestión procedió al despido disciplinario de un repartidor alegando diez días de ausencias injustificadas y la notificación del despido se envió el mismo día de los efectos a través de la plataforma DocuSign y por correo electrónico, siendo que, a pesar de que la empresa presumía tener un caso sólido por ausencias injustificadas a las labores resulta que, al final y en el fondo, el despido fue declarado improcedente debido a fallas estructurales en el proceso de notificación y en el resguardo probatorio.-

Estas faltas determinadas por el Tribunal fueron, en síntesis:

A.      No existencia de dirección contractual: El correo electrónico utilizado por la empresa no constaba en el contrato de trabajo, siendo que, la información que se indicaba era una dirección postal.-

B.      Falta de acuse de recibo: El trabajador negó haber recibido la comunicación y la empresa solo pudo demostrar el envío, pero, no la recepción efectiva.-

C.     Prueba de ausencias deficiente: Las hojas de registro horario presentadas por el empleador eran de elaboración propia y no contaban con la firma de conformidad del colaborador.-

Estas tres condiciones se consideraron críticas para la validez de la notificación digital y la Sala de lo Social de ese tribunal determinó, además, que la digitalización de las comunicaciones laborales es perfectamente válida, pero, siempre y cuando la gestión empresarial cumpla con tres requisitos concurrentes como lo son la Buena fe y lealtad procesal, la habilitación previa y la prueba fehaciente de recepción.-

Y explicamos cada una, de la siguiente forma:

1.       Buena fe y lealtad procesal: La empresa no puede actuar de forma oportunista utilizando canales que consten en registros internos aleatorios, siendo que, el medio elegido debe ser el canal legítimo, habitual y reconocido por ambas partes para asuntos de trascendencia jurídica.

2.       Habilitación previa: Debe de existir una concertación de voluntades, preferiblemente expreso y por escrito, sobre la autorización del trabajador para que este vincule una dirección de correo electrónico específica, sea corporativa o personal, para recibir comunicaciones de carácter legal e institucional y que incluya lo relacionado a elementos disciplinarios.- 

3.       Prueba fehaciente de recepción: A nivel judicial se interpretó que enviar no es igual a notificar, siendo que, no bastó con el reporte de salida del servidor de la empresa para generar validez en la comunicación, sino que, el empleador tiene la obligación de acreditar que el mensaje ingresó efectivamente al ámbito de control del trabajador y que este tuvo la oportunidad real de acceso al contenido.-Y es que se indicaba en la resolución del Tribunal español que si no se puede demostrar la recepción, el requisito formal de la comunicación se entiende por incumplido, lo que de inmediato vicia el despido, independientemente de qué tan grave haya sido la falta del trabajador.-

Ante lo indicado, en Labor Law Corp consideramos que las empresas en suelo costarricense pueden aprender de lo sucedido en España y seguir las siguientes recomendaciones estratégicas para que sea implementadas por parte de la Alta Gerencia y Recursos Humanos, tal y como lo son:

A.      Blindaje contractual con cláusulas de conectividad: Generar en todo contrato de trabajo, o, a través de adendas una cláusula expresa de "Notificación por Medios Electrónicos" en la que los colaboradores designen formalmente un correo electrónico personal para recibir comunicaciones contractuales y disciplinarias, siendo que, expresamente lo autoricen.-

B.      Sistemas de trazabilidad certificada: En caso de que, por decisión o situaciones particulares, se opte por entrega de sanciones (incluyendo la desvinculación con o sin responsabilidad patronal) por la vía digital debe de valorarse que su correo electrónico estándar genere un certificado de entrega y apertura con sellado de tiempo, asegurando el rastro probatorio de la recepción, así como, solicitando al trabajador la recepción del documento. No olvidando que  en Costa Rica existe, también, la legislación de los artículos 35 y 500 del Código de Trabajo que determina que si el documento de desvinculación no fue recibido por el trabajador de manera expresa, entonces, debe de gestionarse llevar la documentación ante el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social y que este ente selle la carta enviada en los 10 días naturales posteriores al envío de la información, así como, de cualquier documento que acredite la desvinculación y el envío correspondiente..

Hay que recordar que, en Costa Rica, la carga probatoria de las desvinculaciones recae en el Patrono, de conformidad con los artículos 35, 478 y 500 del Código de Trabajo.-

C.     Robustecer la carga de la prueba del control horario: En función de lo indicado en los artículos 35, 478 y 500 del Código de Trabajo costarricense los Patronos tienen el deber de la carga probatoria en casos de contingencia con un trabajador/extrabajador, por lo que, las empresas deben de poseer y robustecer las situaciones probatorias correspondientes, siendo que, tomando el ejemplo del caso relacionado al Tribunal español deben las empresas tener y mejorar sus registros de asistencia físicos o digitales y deben contar con mecanismos de validación al respecto, siendo que, el trabajador firme bitácoras o tenga firmas biométricas para este fin, además, de que deben evitarse los reportes unilaterales generados por la empresa, sin respaldo de aceptación del trabajador.-

Finalmente, para el patrono costarricense este panorama internacional no es ajeno, sino, un espejo de las exigencias de nuestra propia jurisprudencia laboral y, es que, insistimos en que en Costa Rica los artículos 35, 478 y 500 del Código de Trabajo y la línea de la Sala Segunda recuerdan constantemente que el despido es un acto  que no produce efectos jurídicos hasta que el trabajador es válidamente notificado, siendo que, aunque la digitalización y el teletrabajo han empujado la adopción de canales virtuales para comunicarnos laboralmente, lo cierto del caso, es que la Alta Gerencia y las Direcciones de Recursos Humanos en el país no deben confundir la agilidad tecnológica con la falta de procedimientos legales y su cumplimiento, por cuanto, en sede judicial costarricense los principios como la buena fe, el debido proceso y la carga de la prueba recaen por completo sobre los Patronos y dejar la validez de una desvinculación a la suerte de un correo sin acuse de recibo, o, sin un respaldo contractual previo es asumir un riesgo económico y reputacional innecesario.-

La tecnología es una herramienta extraordinaria para optimizar la gestión del talento, pero, la certeza jurídica de nuestras decisiones legales-laborales seguirá dependiendo de un blindaje preventivo, formal y estrictamente apegado a derecho.-

Gestión de riesgos ante el Proyecto de Ley existente en la Asamblea Legislativa sobre el "Derecho al Asiento" del Expediente N.º 24.935

En el marco del compromiso de nuestro Bufete con la actualización normativa de nuestros clientes, hacemos de su conocimiento el avance en la corriente legislativa del Expediente N.º 24.935, el cual, pretende reformar el Código de Trabajo para garantizar el derecho al asiento y al descanso postural. En específico se pretende a través de esta posible reforma el adicionar el inciso e) al artículo 214 y un inciso l) al artículo 70 del Capítulo quinto del Código de Trabajo y en pro de garantizar el derecho de las personas trabajadoras al asiento durante sus jornadas laborales, lo cual,  consideramos es de interés y no debe interpretarse como una recomendación de salud, sino como, una modificación operativa obligatoria que impactará directamente la jornada laboral y la logística de sus centros de trabajo.-

De aprobarse la reforma, el Patrono queda obligado a disponer de un número suficiente de sillas con respaldo para su personal, creándose nuevas obligaciones al régimen de Salud Ocupacional que se encuentra en nuestro Código de Trabajo. Así mismo, en el Proyecto de ley se indica que existirán parámetros de cumplimiento técnico que las Gerencias deben prever, tales como:

• Pausas posturales obligatorias: En sectores comerciales y de servicios (hoteles, supermercados, bodegas) los trabajadores podrán sentarse al menos cinco minutos por cada hora laborada de pie.-
• Independencia del tiempo de alimentación: Este descanso postural es autónomo y no puede ser rebajado ni contabilizado dentro del tiempo de almuerzo o tomas de café.-
• Personal con derecho a laborar sentado: Los puestos de cajas, oficinas y servicio al cliente tendrán el derecho legal de realizar sus funciones en posición sentada de forma permanente.-
• Criterio técnico médico: La Comisión de Salud Ocupacional o el médico de Empresa tendrán la potestad de ampliar estos tiempos según la naturaleza del puesto o condiciones de salud específicas del colaborador.-

Adicionalmente, la propuesta de reforma introduce nuevas condiciones de prohibiciones Patronales y régimen sancionatorio al Patrono, lo cual, permite que la Inspección de Trabajo del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social verifique que el Patrono no exija al trabajador permanecer de pie en posición estática por periodos superiores a cuatro horas, así como, que impida cambios de postura o el uso de asientos durante la jornada.-

La propuesta legislativa, además, crea excepciones sectoriales, siendo que, sus disposiciones no serán aplicables al sector construcción, dada la naturaleza dinámica y los riesgos propios de dicha industria, así como, en el sector agrícola e industrial, aplicará únicamente cuando la función exija más de una hora de pie sin posibilidad de movimiento. -

Por lo que, proactivamente recomendamos a las Gerencias y Recursos Humanos tomar medidas preventivas, como:

1. 1.   La evaluación de puestos: Para identificar los roles que actualmente operan de pie para determinar la viabilidad de suministrar asientos con respaldo que no obstruyan la operatividad.-
2. 2.   Realizar eventualmente ajuste de Manuales de Puestos: Para formalizar los periodos de cinco minutos de descanso postural en los reglamentos internos, asegurando su control para evitar abusos o reclamos por incumplimiento de salud ocupacional.-
3. 3.   Prever un presupuesto para mobiliario: Con la finalidad de determinar posible inversión en sillas que cumplan con las características técnicas de ergonomía que podía exigirse de aplicarse la normativa propuesta, con especial interés en áreas de cajas y servicio al cliente.-

Continuaremos monitoreando el proceso legislativo de esta reforma para asesorarles oportunamente en su implementación.-

Cordialmente,

Lic. Mario Alberto Zúñiga Morales
Asesor Legal
Departamento Asesoría

Reformas laborales en materia de lactancia materna

Con fecha 18 de marzo de 2026, la Asamblea Legislativa, mediante la Comisión Plena III, aprobó en segundo y último debate el proyecto Ley para proteger, promover y apoyar la lactancia materna (Expediente N.° 24.481). La iniciativa, introduce reformas relevantes al Código de Trabajo que impactan directamente a empleadores del sector público y privado.

A continuación, se detallan los principales cambios:

1. Período mínimo de lactancia

Se reforma el artículo 95 del Código de Trabajo para establecer que:

• El primer año de vida del menor constituye el período mínimo de lactancia en el ámbito laboral.
• Este plazo podrá prorrogarse cada tres meses mediante certificación médica emitida por profesionales del sector público o privado.
• La extensión podrá mantenerse mientras el menor continúe siendo alimentado con leche materna.
• Se reconoce el derecho de las madres adoptantes a un período de inducción a la lactancia, sujeto a certificación médica especializada.

2. Tiempo remunerado de lactancia durante la jornada

Se mantiene el derecho a una hora diaria remunerada por cada menor lactante, con mayor flexibilidad en su disfrute:

• 15 minutos cada dos horas en jornada ordinaria
• Dos bloques de 30 minutos diarios
• Una hora continua, ingresando una hora más tarde o retirándose una hora antes

Consideraciones adicionales:

• La modalidad podrá ser acordada entre empleador y trabajadora.
• En jornadas extraordinarias, se reconoce un tiempo adicional de 15 minutos por cada tres horas laboradas.

3. Nuevo derecho para extracción de leche (artículo 97 bis)

Se incorpora una obligación expresa para los empleadores:

• Garantizar espacios adecuados para la extracción de leche materna.
• Otorgar un mínimo de 25 minutos cada tres horas laborales.
• Este tiempo será considerado efectivo y remunerado.
• No es acumulable ni sustituible por otros beneficios.
• Puede ajustarse según necesidades fisiológicas mediante certificación médica.

Adicionalmente:

• En caso de fallecimiento del menor, la madre podrá solicitar tiempo para el cese del proceso de lactancia, con respaldo médico, resguardando su salud.

4. Espacios obligatorios en el centro de trabajo (artículo 100)

Se refuerza la obligación patronal de:

• Contar con un espacio adecuado para la extracción y almacenamiento de leche materna cuando existan trabajadoras en período de lactancia.

Debe considerarse además:

• El Decreto Ejecutivo N.° 44943-MTSS-S (2025), que regula las condiciones de estos espacios.
• Su entrada en vigencia el 2 de julio de 2026.

5. Implicaciones para empleadores

Las organizaciones deberán adoptar medidas concretas para cumplir con la normativa:

• Actualizar reglamentos internos y políticas laborales
• Implementar o adecuar infraestructura de lactancia
• Ajustar controles de jornada y esquemas de trabajo
• Establecer protocolos claros de coordinación con trabajadoras

6. Estado y entrada en vigencia

Tras su aprobación en segundo debate:

• El proyecto pasa al Poder Ejecutivo para su firma.
• Entrará en vigencia una vez publicado en el Diario Oficial La Gaceta.

Recomendación

Se recomienda a los empleadores iniciar de forma anticipada los procesos de adecuación interna, a fin de asegurar el cumplimiento oportuno de la normativa y mitigar riesgos legales y contingencias laborales.

Quedamos a sus órdenes y los invitamos a participar de nuestras capacitaciones in house y abiertas, sobre este y otros temas.

Labor Law Corp S.A.

SOBRE EL ALCOHOLISMO COMO MOTIVO DE DESPIDO DISCRIMINATORIO

El alcoholismo es una condición que suele dar lugar a múltiples controversias en el ámbito laboral, ya sea por despidos sin justa causa o por despidos de carácter discriminatorio vinculados a motivos de salud.

En esta ocasión, a la luz de la sentencia N.º 00464-2024, dictada a las 09:44 horas del 29 de febrero de 2024 por la Sala II de la Corte Suprema de Justicia, analizamos el caso de un trabajador agrícola que fue despedido sin responsabilidad patronal por ausencias injustificadas. El trabajador demandó a su patrono alegando despido discriminatorio, al tratarse de una persona con enfermedad alcohólica conocida por la empresa, a quien no se le otorgó previamente la oportunidad de someterse a un proceso de rehabilitación. En estas circunstancias, el despido fue declarado nulo, se ordenó la reinstalación del trabajador en su puesto y el pago de salarios caídos, así como daños y perjuicios.

Antecedentes del caso

El trabajador fue contratado inicialmente en abril de 2018 y laboró como palero por casi tres meses, siendo despedido durante el período de prueba. Posteriormente, en agosto de 2018, fue recontratado. En octubre de ese mismo año, debido a su condición de alcoholismo, sufrió una recaída que le ocasionó graves problemas de salud, los cuales ameritaron hospitalización y la colocación de una sonda urinaria.

A mediados de octubre, aún con problemas de salud evidentes y portando la sonda, el trabajador se presentó a laborar. Su jefe inmediato lo recibió, lo envió de regreso a su casa y le indicó que la empresa lo iba a ayudar. Sin embargo, una semana después, al presentarse nuevamente al centro de trabajo, se le entregó una carta de despido sin responsabilidad patronal, fundamentada en una supuesta falta grave por ausentismo.

Cabe destacar que, previo al despido, no se le brindó ninguna oportunidad de rehabilitación ni se le ofreció apoyo alguno. La empresa, al contestar la demanda, se opuso a las pretensiones del trabajador, alegando que este se había ausentado injustificadamente durante dos semanas y que desconocía que padeciera la enfermedad de alcoholismo.

La sentencia de primera instancia declaró con lugar la demanda, acogió la nulidad del despido y ordenó la reinstalación del trabajador, junto con el pago de salarios caídos, daños y perjuicios, intereses, indexación y costas.

Análisis de la Sala II

Conocido el recurso de casación interpuesto por la empresa, la Sala II lo declaró sin lugar y confirmó íntegramente la sentencia recurrida, con base en los siguientes argumentos principales:

1. En el voto n.º 2023-000593, de las 12:05 horas del 17 de marzo de 2023, la Sala dejó claramente establecido que el alcoholismo ha sido considerado un trastorno de salud. En consecuencia, “el despido de una persona trabajadora por su condición de persona alcohólica, cuando dicha condición es conocida por la empleadora, puede devenir en discriminatorio si no se le concede previamente la oportunidad de someterse a un proceso de recuperación”.
2. Para que el trabajador tenga derecho a esa oportunidad de rehabilitación y no sea despedido por ausentismo derivado del alcoholismo, es requisito que el empleador tenga conocimiento de la enfermedad, lo cual, conforme al principio de buena fe, debe ser informado por el trabajador.
3. El conocimiento del empleador sobre la enfermedad puede acreditarse de diversas formas, tales como:
• La entrega de documentos médicos.
• La comunicación directa del trabajador a su jefatura inmediata, en su condición de representante patronal.
• El carácter público y notorio de la enfermedad, tanto para la jefatura como para los compañeros de trabajo.
4. El representante patronal obliga al patrono frente a los trabajadores. En este caso, fue suficiente que el jefe inmediato tuviera conocimiento de la condición de alcoholismo del trabajador, ya sea por los documentos médicos aportados, por las conversaciones sostenidas con él, por haberlo enviado a descansar a su casa, y por tratarse de una situación pública y notoria. Por ello, el patrono no podía alegar desconocimiento.
5. Para que el despido pudiera considerarse justificado, el patrono debía conceder previamente —por única vez, conforme a la jurisprudencia— la oportunidad de rehabilitación. Solo ante una reincidencia en la conducta de ausentismo habría procedido el despido. En el caso concreto, dicha oportunidad no fue otorgada, pese a que el representante patronal tenía conocimiento de la enfermedad.

Conclusión

Resulta claro, entonces, el mensaje y las enseñanzas que deja esta sentencia de la Sala II. Por ello, recomendamos acudir a Labor Law en aquellos casos de desvinculación laboral que puedan resultar litigiosos, donde con gusto brindaremos asesoría y acompañamiento, respaldados por experiencia, conocimiento y éxito al servicio del sector patronal.

LL.M. Luis Medrano Steele

Socio director Labor Law Corp S.A.

ELECCIONES 2026: DERECHO AL SUFRAGIO DESDE LA PERSPECTIVA LABORAL

En el marco de las elecciones nacionales del 01 de febrero de 2026, la legislación costarricense garantiza que el ejercicio del voto sea una prioridad sobre la subordinación laboral. Este equilibrio entre el deber cívico y la relación de empleo se fundamenta en un robusto marco normativo compuesto por el Código Electoral, el Código de Trabajo y la jurisprudencia de la Sala Segunda.

La principal obligación del patrono, según el artículo 292 del Código Electoral, es conceder a sus trabajadores el tiempo necesario para emitir el sufragio sin que esto implique una reducción en sus salarios. Esta disposición se complementa con el artículo 69, inciso j) del Código de Trabajo, que obliga a los empleadores a permitir el cumplimiento de deberes cívicos. El tiempo otorgado debe ser "razonable", lo cual, según dictámenes del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social (MTSS) (como el CP-001-2026), debe contemplar no solo el acto de votar, sino también los tiempos de traslado y las filas en los centros de votación, variando según la distancia y ubicación del elector.

En el caso de los trabajadores designados como miembros de Juntas Receptoras de Votos o auxiliares electorales, el derecho se extiende significativamente al ser considerados funcionarios públicos transitorios, tienen derecho a un permiso con goce de salario por todo el tiempo que dure su servicio el día de los comicios. Así mismo, la Sala Segunda ha reiterado que cualquier obstaculización a estos permisos constituye una falta grave del patrono, quien podría enfrentar multas por el incumplimiento.

En conclusión, el sistema democrático costarricense protege el voto como un derecho irrenunciable.

Tanto patronos como trabajadores deben coordinar con antelación los horarios para asegurar la continuidad de los servicios sin sacrificar la participación ciudadana, asegurando que el domingo electoral transcurra bajo los principios de buena fe y respeto a la legalidad vigente.